Dématérialisation d’entreprise : l’apport de la signature électronique
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Le monde vit au rythme des progrès technologiques. Pour triompher de la concurrence et élargir leur clientèle, les entreprises se voient contraintes de s’adapter aux évolutions. La dématérialisation paraît aujourd’hui comme un passage obligé pour toute entité qui tient à se faire une place sur son segment de marché. La signature électronique, apparue depuis quelques années, se révèle utile pour réussir la digitalisation des entreprises.
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La réduction de la consommation de papiers et de consommables
Produit à partir du bois après l’abattage d’un arbre, le papier a un impact non négligeable sur la nature. Face aux défis environnementaux, la diminution de la production et de la consommation de ce matériau est nécessaire. En France, l’État incite d’ailleurs les entreprises à se dématérialiser. Pour preuve, il impose aux entreprises devant lui fournir des matériels d’utiliser des factures numériques.
Pour ce faire, il est indispensable de recourir à la signature électronique. Cette dernière vous permet d’éviter l’impression. En effet, vous faites des économies sur le papier, l’encre et même l’électricité. En faisant usage de la signature électronique, vous ne serez plus contraint d’imprimer chaque fois vos documents pour y apposer une signature à la main. Vous répondrez alors à l’un des enjeux de la dématérialisation qu’est l’optimisation des ressources naturelles. Grâce à des plateformes comme Yousign, vous pouvez signer vos documents numériques en quelques clics.
Le gain de temps
La digitalisation des entreprises poursuit le rêve de rendre les processus plus rapides. De ce point de vue, la signature électronique joue un rôle capital. Elle permet de gérer au mieux les documents au sein d’une organisation. De la direction des ressources humaines au service de comptabilité, toutes les sections de la structure peuvent la mettre à profit.
Elle est pratique pour faire signer rapidement un document par un collaborateur qui n’est pas à proximité. La signature électronique accélère les processus entre les entreprises partenaires. Avec cette forme de signature, des retards de paiement dus à l’oubli de signature peuvent être évités. Les professionnels peuvent alors se concentrer sur les activités qui apportent de la valeur ajoutée à l’entreprise.
L’adaptation aux nouveaux modes de travail
Adopté depuis quelques années, le télétravail s’est généralisé avec l’avènement de la pandémie du coronavirus. De plus en plus d’entreprises choisissent délibérément ce mode de travail. Par ailleurs, le développement d’Internet permet aux organisations d’avoir des collaborateurs dans différentes régions du monde.
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La signature électronique est l’une des clés pour réussir le travail à distance. Outre le télétravail, le travail collaboratif est facilité avec l’utilisation de cet outil. Cela permet de partager en un temps record des documents entre collaborateurs, voire entre entreprises. La signature électronique offre des gages de sécurité, favorisant ainsi les relations de travail via le numérique.
La modernisation de l’entreprise
Très difficile à falsifier, la signature électronique participe à la modernisation des entreprises. Ce service, proposé par des plateformes spécialistes, s’accompagne d’autres tels que :
- la proposition de modèles de procédure ;
- les relances automatiques de signature ;
- le stockage de documents électroniques, etc.
Tout cela favorise l’amélioration de l’organisation. Vous pouvez ainsi adapter votre entreprise aux défis auxquels se confrontent actuellement les entreprises en termes de gestion, de relation avec clients et partenaires.